Según estudio de McKinsey la digitalización de procesos en las empresas de Sudamérica ofrece tres importantes beneficios: la reducción del 30% en costos operativos al eliminar tareas manuales y mejorar la eficiencia, incrementa la velocidad de respuesta en procesos hasta en un 60% permitiendo una mejor adaptación a cambios del mercado​ y mejora la satisfacción del cliente en un 20% al ofrecer experiencias más personalizadas y rápidas​. (*1)

Así que como ahora ya conocen varios beneficios e indicadores, les invito a profundizar algo más en el ¿para qué?, explorar e identificar un Caso de Uso real en el cual la Identidad Digital por medio del uso de Firmas Electrónicas apalanca las acciones que se requieren realizar para alcanzar e incluso superar los valores de los indicadores anteriormente descritos.

Antes les comparto un poco de conceptos, la Firma Electrónica está habilita a partir de la Identidad Digital de las personas. La Firma Electrónica es un documento electrónico de una persona que contiene sus datos personales, fechas de vigencia y el certificado de la Autoridad de Certificación Acreditada que lo emite. Por lo cual, se convierte en un documento electrónico oficial que identifica legalmente a una persona para realizar transacciones electrónicas aceptables por Gobiernos y Tribunales de Justicia de todo el planeta.

Previamente, es necesario citar la expectativa común de las empresas que se proponen establecer iniciativas “Cero Papel” que les demanda trasladar sus procesos de creación, gestión y legitimación de documentos físicos hacia procesos electrónicos con la utilización del firmado de documentos con firma electrónica aplicables en documentos que representan valor legal o jurídico para sus empresas como lo son: facturas, contratos, pagares pólizas, garantías, acuerdos de confidencialidad y similares. Les ratifico que la expectativa es totalmente posible, ya que lo permite la legislación ecuatoriana en la “Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos” y su demás normativa derivada. Por lo tanto, es viable que los anteriormente mencionados documentos sean jurídicamente válidos y aceptados.

Ahora bien, vamos al grano y desarrollemos el Caso de Uso que trata acerca de cómo un vendedor logrará reducir los costos en una de sus labores cotidianas de preparación y entrega de diez contratos que contienen una media de quince hojas por contrato a sus clientes.

Iniciemos con el primer beneficio de reducción de los costos operativos, el vendedor al utilizar documentos firmados electrónicamente logrará ahorrar a su empresa entre 60,00 a 100,00 USD que correspondería a los costos de uso de papel, movilización y el más importante “Porque el Tiempo Vale Oro” 16 a 24 horas efectivas que el vendedor malgasta y que la empresa le paga por preparar y entregar contratos físicos e impresos a sus clientes.

Pasemos al segundo beneficio del incremento en la velocidad de respuesta en procesos, fácilmente se puede determinar que al vendedor le tomaría preparar y entregar los diez contratos firmados electrónicamente un máximo de tiempo de veinte minutos que corresponde a la mejora del 98% en la velocidad.

Finalicemos con el tercer beneficio, estoy convencido que es el de mayor impacto y valor, el lograr la mejora la satisfacción del cliente. Luego de haber ensayado los dos beneficios anteriores, estarás de acuerdo que el presente beneficio es más sencillo detectar ahora; ya que cada uno de los diez clientes del vendedor realizarán su operación de negocios en minutos en lugar de días, su cliente evitará igualmente incurrir en costos similares por el retorno de un ejemplar del contrato, clasificación y almacenamiento físico, foto copiar originales, entre otros.  Pero por si lo anterior fuera poco, te comparto los sustentos que hacen que la satisfacción del cliente se multiplique de forma exponencial ya que todo documento electrónico firmado con una Firma Electrónica Acreditada estará dotado de: integridad, eficiencia y ahorro de tiempo, seguridad y autenticidad, validez legal, responsabilidad y autenticidad e internacionalización.